Potřebná oprávnění: Admin
Co je to Google Sejf?
Google sejf je nástroj, který umožňuje uchovávat, vyhledávat a exportovat data podle potřeb firmy. Google Sejf (anglicky Vault) podporuje Emailové zprávy, Hangouts, Google skupiny, Google dokumenty a sdílené disky.
Pro využívání Google Sejf není potřeba mít nainstalovaný žádný další software, neboť celá služba funguje ve webovém prohlížeči. Jednoduše řečeno, Google Sejf umožňuje snadnou cestu, jak uchovávat vybrané soubory v cloudu a v případě potřeby mezi nimi vyhledávat potřebné informace.
Pro koho je Google Vault určený?
Google Sejf je určen pro administrátory či vlastníky domén, kteří chtějí mít nástroj na přehlednou archivaci dat v Google Workspace . Google Vault je přirozenou součástí Google Workspace Business Plus a také, Enterprise a Education. Sejf není přirozenou součástí Google Workspace Business Starter nebo Standard, ale je možné tuto službu dodatečně přikoupit.
Jaké typy dat lze skrze Google Sejf uchovávat, vyhledávat či exportovat?
Sejf umožňuje vyhledat prakticky veškerou komunikaci, která probíhala skrze Gmail, Hangouts, Google Talk nebo Groups. Stejně tak dokumenty uložené na Google drive. Vice informací o podporovaných typech dat naleznete zde.
Jak se do Google Vault dostat?
Google sejf najdete v Google Workspace administrátorské konzoli. Cesta k němu vede skrze Aplikace -> Google Workspace -> Google Sejf. Případně stačí kliknout na tento odkaz.
Jak nastavit Google Sejf?
Jakmile se dostanete do svého Google Sejfu je potřeba nastavit politiku uchovávání (retention) dat. Google Vault umožňuje poměrně komplexní nastavení toho co a jak dlouho bude v Sejfu uchováváno. Nastavení je různorodé a vždy odpovídá specifickým požadavkům daného podniku.
Z právních důvodů se Sejf často využívá k zadržení (hold) souborů. Zadržení souboru je nadřazeno standardnímu uchování a není podmíněno časovým intervalem. Tento funkce Sejfu se může využít například k uchování dat, u kterých se předpokládá budoucí využití a za žádnou cenu nemůže dojít k jejich smazání. Příkladem může být případný soudní spor a uchování mailové komunikace.
Veškeré soubory, které lze v Sejfu nalézt lze exportovat. Exportovat soubory lze například do formátů PST, MBox format, XML nebo CSV.
Co Google Sejf není?
I když se to tak na první pohled může zdát, tak primární účel Google Sejfu není zálohovací nástroj. Sejf sice umožňuje časově a datově neomezenou archivaci dat, ale jakmile se data odstraní ze Sejfu, tak už není možná jejich obnova. Primární účel Sejfu by měl být vyhledávání mezi starými soubory a případné obnovení klíčových dat, stejně tak jejich export.