Po odchodu zaměstnance může nastat situace, kdy se je nutné vypořádat data, která po zaměstnanci zbyla a také zprávy, které stále chodí na jeho e-mailovou adresu. V následujících krocích vám ukážeme, jak vyřešit zabezpečení účtu včetně dvoufázové autorizace mobilních zařízení. Popíšeme postup jak neztratit e-mailovou komunikaci po zaměstnanci, který již ve firmě nepracuje. Popíšeme také postup transferu dat (především e-mailů a dokumentů na Google Disku).
 
Co je potřeba vyřešit při odchodu zaměstnance:

  • zálohování dat
  • změna vlastnictví dat na Google Disku
  • přesun e-mailů zaměstnance na jiný účet
  • úpravy v administrátorské konzoli
    
    
Doporučujeme zvolit následující postup: 


1. Změňte heslo uživatele:
2. Obnovte soubory cookie pro přihlášení, abyste zamezili automatickému přihlašování přes uložená hesla:
3. Vypněte dvoufázové ověření a odstraňte autorizované přístupy aplikací k účtu:
4. Odstraňte data z mobilních zařízení:
5. Přejmenujte účet na jinou e-mailovou adresu (např. zamestnanec_ex@doména.cz).
6. Odstraňte alias, který byl při přejmenování vytvořen.
7. Přidejte nový alias osobě, pro kterou jste se rozhodli.
8. Převeďte na tuto osobu dokumenty a migrujte na ni e-maily.
9. Pozastavte nebo přímo smažte účet.
 
Pro transfer dokumentů použijte službu na převod vlastnictví dokumentů na nového zaměstnance:
 
 
Poštu převeďte pomocí migračního nástroje v administraci G Suite:
 
 
Výše uvedené kroky jsou orientační a je nutné je přizpůsobit konkrétní situaci.
 
Pokud budete mít další dotazy, neváhejte nás kontaktovat.