Když zaměstnanec opouští společnost, jeho G Suite účet zůstává aktivní. Do emailové schránky stále přichází pošta, mobilní zařízení je stále synchronizováno a některá klíčová data disku mohou být stále vlastněna bývalým zaměstnancem. Při odchodu zaměstnance z firmy je tedy nezbytné, aby zakročil administrátor G Suite a podnikl sérii kroků, které zmenšují riziko úniku důležitých dat z firmy. Co je tedy potřeba udělat, aby byl odchod zaměstnance z hlediska G Suite bezproblémový a bezpečný?


1. Zamezte přístup k účtu

  1. Proveďte změnu hesla. Heslo si někam poznamenejte, později ho můžete potřebovat 

  2. Odstraňte mobilní zařízení, která jsou k účtu připojena. Připojte se pod administrátorským účtem do admin.google.com, vyberte uživatelé, a vyberte účet zaměstnance, který odchází. Téměř ke konci informací u uživateli najdete spárovaná zařízení. Na výběr máte buďto smazat účet, nebo data v celém zařízení 

  3. V sekci zabezpečení odstraňte soubory cookie pro přihlášení, abyste zabránili znovupřihlášení

  4. V sekci zabezpečení uživatele zrušte připojená hesla a přístupy k aplikacím, které byly uživatelem používány

  5. Nyní je už bezpečné vypnout dvoufázové ověření

  6. Z administrátorské konzole můžete smazat veškerá data spojená s účtem zaměstnance


Nyní máte účet bývalého zaměstnance plně pod svou kontrolou a bývalý zaměstnanec nemá žádnou možnost, jak se do účtu opět přihlásit. Nyní nastává rozhodnutí co s jeho daty. 


2. Vytvoření kopie G Suite účtu

Pro vytvoření kopie G Suite účtu bývalého zaměstnance je vhodný nástroj Google Takeout. Přihlašte se do Google Takeout s účtem bývalého zaměstnance a rozhraní tohoto nástroje vás procesem intuitivně provede. Záleží pouze na vás, jaká data se rozhodnete uložit. Google Takeout umožňuje vytvořit archiv o maximální velikosti 50 GB. Archiv poté doporučujeme uložit na bezpečné místo. 


3. Transfer dat

Převést data na jiného uživatele můžete z pozice super administrátora skrze nástroj DMS (data migration service), česky nástroj migrace dat

  1. Přihlašte se jako super admin do administrátorské konzole

  2. Zvolte nástroj migrace dat

  3. Po přihlášení zvolte jaký typ dat chcete převést, poté zdrojový účet (účet bývalého zaměstnance) a účet, na který chcete data převést. 

  4. Pokud chcete převést emaily, kontakty a kalendář, musíte tento nástroj užít pro každý typ dat zvlášť. 

  5. Alternativní možnost: přihlásit se do účtu bývalého zaměstnance a ručně předat práva a vlastnictví (Google Disk, Kalendář, Weby, Kontakty,...) na jiného uživatele


4. Smazání účtu

Nyní, pokud si to přejete, můžete účet smazat. Návod jak na to naleznete zde.


5. Přidat adresu jako alias

Doporučujeme emailovou adresu bývalého zaměstnance přidat jako alias. Jednak z důvodu toho, že klienti se mohou pokusit zaměstnance z pracovních důvodu kontaktovat mailem, ale také účet mohl být použit k přihlášení k různým webům. Obnova hesla bude tak s pomocí aliasu mnohem snadnější. Návod jak vytvořit alias naleznete zde


Pokud si stále nejste jisti, jak na to, nevadí. Kontaktujte nás zde.