Po odchodu zaměstnance je zapotřebí postarat se o data, která po něm zbyla a také o zprávy, které na jeho adresu ještě přijdou.

Následující kroky vyřeší zabezpečení účtu včetně dvoufázové autorizace a mobilních zařízení. Popíšeme postup jak neztratit emailovou komunikaci po zaměstnanci, který již ve firmě nepracuje a nezapomněli jsme ani na častý požadavek transferu dat, a to především emailů a dokumentů na Google Disku.


CO BUDETE POTŘEBOVAT?

  • Přihlašovací údaje pro administrátorský účet.


PŘI ODCHODU ZAMĚSTNANCE SE OBVYKLE ŘEŠÍ

  • zálohování dat
  • změna vlastnictví dat na Google Disku
  • přesun emailů zaměstnance na jiný účet
  • úpravy v administrátorské konzoli


DOPORUČUJEME NÁSLEDUJÍCÍ POSTUP

  • Změnit heslo uživatele

                -https://support.google.com/a/answer/33319

  • Obnovit soubory cookie pro přihlášení, abyste zamezili automatickému přihlašování přes uložená hesla.

                -https://support.google.com/a/answer/178854

  • Vypnout dvoufázové ověření a odstranit autorizované přístupy aplikací k účtu

                -https://support.google.com/a/answer/2537800?vid=1-635774716306293066-1012527226

  • Odstranění dat z mobilních zařízení

                -https://support.google.com/a/answer/173390

  • Přejmenování účtu na jinou emailovou adresu (např. zamestnanec_ex@doména.cz)
  • Odstranění alisu, který byl při přejmenování vytvořen
  • Přidání aliasu osobě, kterou dodá vedoucí oddělení
  • Transfer dokumentů na osobu, kterou dodá vedoucí oddělení
  • Migrace emailů na jinou osobu
  • Pozastavení / smazání účtu 

Pro transfer dokumentů používáme službu na převod vlastnictví dokumentů na nového zaměstnance. 


https://support.google.com/a/answer/1247799


Poštu převádíme pomocí migračního nástroje v administraci G Suite. 


https://support.google.com/a/answer/6003169


Výše uvedené kroky berte jako šablonu a uzpůsobte si jej pro potřeby ve vaší firmě.


A to je vše! Pokud budete mít další dotazy, stačí nás kontaktovat zde.

 

S pozdravem,

Tým zákaznické podpory Revolgy